Automatiserte innkjøp reduserte kostnadene og strømlinjeformet prosessene til det statlige østerrikske jernbaneselskapet

Oebb CF027199 EmailDet statlige østerrikske jernbaneselskapet (ÖBB Group) satte seg et ambisiøst mål om å automatisere hele innkjøpsprosessen sin. Et av hovedmålene var å etablere en brukervennlig systembasert prosess der de ansatte kunne bestille arbeidstøy og verneklær.

ÖBB valgte jCatalog, som er en del av OpusCapita, som partner for prosjektet. I dag har de ca. 40 000 (ifølge nyeste pressemelding) ansatte i Østerrikes største transportselskap tilgang til en elektronisk innkjøpsplattform.

– Målet var å redusere byråkratiet og gjøre innkjøpsprosessen enklere for våre ansatte. jCatalog har levert en egnet (ÖBB korrigerte dette på tysk) plattform for å nå disse målene, sier Anton Bruckner, Catalogy Manager IT, ÖBB-Holding AB.

ÖBB Group er eid av den østerrikske staten. Gruppen håndterer infrastruktur og frakter folk og gods med tog og buss i hele Østerrike.

10 000 leverandører, 650 000 artikler

Innkjøpsavdelingen koordinerer og kontroller samtlige av ÖBB Groups innkjøpsprosesser og -aktiviteter. Her følger noen fakta og tall som illustrerer omfanget av dette oppdraget: Administrasjonen av leverandører inkluderer 10 000 leverandører og 2 500 kontrakter, og de ansatte kan bestille 650 000 ulike artikler fra mer enn 750 produktgrupper.

De største utfordringene hadde vært hvordan man skulle presentere og kunne bestille artikler fra de svært varierte produktgruppene, f.eks. uniformer og verneklær, som er tilgjengelige i 30 kategorier samt i ulike størrelser og farger.

ÖBB implementerte jCatalogs webbaserte Online Product Catalog (OPC) som den sentrale portalen for alle tilgjengelige produkter og tjenester. Med de dynamiske funksjonene for søk, filtrering og sortering i OPC kan de ansatte enkelt bestille uniformene når som helst, enten de sitter på kontoret eller bruker mobile enheter.

Overgangen fra det tidligere papirbaserte bestillingssystemet til den enklere elektroniske prosessen ble godt mottatt av de ansatte. Plattformen ble raskt akseptert, noe man kunne se på den hurtige veksten i det systembaserte ordrevolumet.

Standardisert og automatisert prosess

Med det nye innkjøpssystemet går alle kontraktsbaserte ordrer gjennom en kontinuerlig prosess, og prosessene for godkjenning og signering er blitt standardiserte. Tillatelser er f.eks. lagret i systemet slik at de ansatte kun kan bestille uniformer og verneklær i samsvar med sine arbeidsoppgaver og det fastsatte antallet.

Ordrene signeres automatisk og sendes direkte til leverandøren. Etter mottak av ordren kan den ansatte bekrefte at varene er mottatt med bare et klikk. Deretter genereres sending og mottak av varene automatisk i ERP-systemet.

For lagerartikler som må være tilgjengelige ofte og raskt, anvendes det intern fakturering direkte fra lageret.

Kontroll av at kontraktene oppfylles

Systemet støtter også innkjøpsavdelingen, ettersom de ansatte der nå har elektronisk tilgang til et stort antall relevante dokumenter, kontrakter og kataloger og dessuten full oversikt over leveringsbekreftelser, fakturaer og kreditnotaer.

– Dette bidrar til å redusere det administrative arbeidet, og gjør det enklere å kontrollere at leverandørene oppfyller kontraktene. Med automatiserte analyser kan man dessuten samle innkjøpsvolumene, sier Anton Bruckner.

Ifølge Bruckner har den forenklede innkjøpsprosessen i komplekse produktgrupper redusert kostnadene betydelig, og dessuten er leveringstidene blitt kortere. De innhentede dataene fra systemet har bidratt til å identifisere mulige synergier og samordninger av leverandører og ordrer, noe som har ført til at de interne forretningsprosessene er blitt optimert.


Billentis Market Report: Fra e-fakturering mot utvidet digitalisering
Automatiserte innkjøp reduserte kostnadene og strømlinjeformet prosessene til det statlige østerrikske jernbaneselskapet