SATO bygger en sømløs kjede for purchase-to-pay

Bez Nazwy 1Eiendomsselskapet SATO Corporation har et klart mål: En forutsigbar og oversiktlig prosess fra innkjøp til betaling. Selskapets prosessutviklingspartner OpusCapita er ansvarlige for SATO`s tjenester for håndtering av leverandørgjeld.

”Vi dannet en innkjøpsgruppe der vi så etter en effektiv måte å bearbeide og distribuere innkjøpsfakturaer. Vårt mål er å etablere en automatisert fakturahåndtering. Vi kan bare oppnå dette om vi utvikler prosessen spesifikt ut fra et innnkjøps- og finanskontroll-perspektiv”, sier Yaron Nadbornik, Head og Purchasing, i SATO Corporation.

SATO overførte sine prosesser for håndtering av leverandørfakturaer til OpusCapita sommeren 2014. Totalpakken inneholdt skybaserte tjenester og systemer samt prosessutvikling. I starten av 2015 begynte SAPO å bruke et nytt innkjøpssystem som ble levert av en av OpusCapita sine partnere.

”Vi valgte OpusCapita som vår partner fordi de hadde et bredt og profesjonelt syn samtdigig som selskapet raskt kunne tilby systemer og tjenester som tilfredsstilte våre behov. Jeg er godt fornøyd med OpusCapitas fleksibilitet og arbeidsmåte samt vilje ti å få saker gjennomført. OpusCapita skreddersydde sine tjenestepakke etter unike behov og tok hensyn ti hva som var fordelaktig for oss”.

Avgjørelse til rett tidspunkt

SATO Corporation tar i mot fakturaer fra totalt 1800 leverandører. Fakturaene godkjennes ikke bare av ansatte i SATO, men også av 40 eiendomssjefer som er ansvarlige for SATO`s eiendommer i Realia Management.

Flyttingen av tjenestene for håndtering av leverandørsfakturaer til OpusCapita har allerede akselerert sirkulasjonen av innkjøpsfakturaer. Funksjonaliteten i den reviderte prosessen kommer til å bli komplimentert med automatisk avstemming av innkjøpsordre og innkjøpsfaktura. Neste steg er å innføre policyn ”ingen innkjøpsordre, ingen betaling”. Med andre ord kommer bare fakturaer som har et referansenummer fra innkjøpssystemet til å bli godkjent for betaling.

”Dette kommer til å strømlinjeforme godkjennelsesprosessen og redusere usikkerheten. Tidligere måtte opptatte personer bruke tid på å kontrollere om fakturaene vare legitime. Nå kan de fokusere på innholdet d.v.s. kontrollere om produktet eller tjenesten ble levert som avtalt eller fremme klager om det skulle være nødvendig”.

I følge Nadbornik fungerer prosessautomatisering som støtte til å kunne foreta beslutninger til riktig tidspunkt. Allerede på ordre tidspunktet er det mulig å rettferdiggjøre og godkjenne fakturaer for betaling. Dette eliminerer behovet for å undersøke godkjennelse av innkjøpet når innkjøpsfakturaen allerede er mottatt. Denne systematiske metoden forbedrer også forholdet til leverandører. Betalinger blir ikke lengre forsinket så lenge fakturaene inneholder den informasjonen som prosessen krever.

Les mer om casen here.

SATO Corporation er et ledende finsk eiendomsinvesteringsselskap. Selskapet eier mer enn 24.000 utleieleiligheter i sentrale Helsingfors, Tampere, Turku, Oulu og Jyväskylä i Finland samt i St.Petersburg i Russland. Verdien av SATO`s investeringer er på rundt 2,5 milliarder EURO. Nettosalget for SATO Group var på 312 millioner EURO i 2014. Gruppen har i gjennomsnitt 165 ansatte.


Lengre betalingsfrister er utfordrende for nordiske selskaper
Ha orden og oversikt! Anders Borg med klar beskjed til OpusCapita sine gjester
SATO bygger en sømløs kjede for purchase-to-pay