Hva er Peppol-nettverk? OpusCapita svarer deg

april 07, 2017

PEPPOL, «Pan-European Public Procurement Online» (pan-europeisk offentlig innkjøp online), er retningslinjene for e-handel opprettet av EU og 18 offentlige myndigheter.

PEPPOL er i praksis en protokoll som lar offentlige enheter og deres leverandører utveksle elektroniske innkjøpsdokumenter over sitt nettverk. Med PEPPOL kan dokumenter for elektronisk bestilling, elektronisk fakturering, elektroniske kreditnotaer og forhåndsmeldinger om forsendelse (ASN) utveksles. Disse teknologiene automatiserer utveksling av informasjon i hele leverandørkjeden og reduserer kostnader og potensiell risiko for manuelle feil.

Hvordan virker Peppol?

Tilkobling til PEPPOL gjøres med bruk av aksesspunkter (drevet av leverandører av aksesspunkter som OpusCapita og andre). Tenk på PEPPOL på samme måte som du tenker på e-post: for å sende og motta e-post må man ha tilgang til Internett og en e-postserver. For å kunne gjennomføre handel elektronisk med et offentlig organ, må du ha tilgang til PEPPOL-nettverket.   

Hvordan virker Peppol og aksesspunkter?

Den grunnleggende funksjonen til et aksesspunkt er:

  1. Senderen av et elektronisk dokument (f.eks. en e-faktura, en e-bestilling eller en e-katalog) sender dokumentet til et PEPPOL-aksesspunkt ved bruk av mekanismene som er avtalt med aksesspunktleverandøren.
  2. Aksesspunktet identifiserer tjenesten som kreves (og kan validere typen av dokument som sendes) og identifiserer også aksesspunktet for mottakeren.
  3.  Aksesspunktet leverer dokumentet til mottakerens aksesspunkt.
  4. Dette aksesspunktet leverer deretter dokumentet til mottakeren.

For OpusCapita-kunder er PEPPOL allerede aktivert i deres eksisterende tjenester (sending av e-faktura, mottak av e-faktura, B2B-integrasjon) og de kan bruke OpusCapita-aksesspunkt til å utveksle dokumenter med forretningspartnere som bruker andre aksepunktleverandører.

Hvilke forretningsdokumenter støtter OpusCapita via Peppol-nettverket?

PEPPOL deler sin e-handelsprosess inn i pre- og post-award-sett. Aksesspunkter må støtte en eller flere av PEPPOL post-award e-handelsprosesser (pre-award prosesser er valgfrie).

Disse prosessene spesifiseres i dokumenter som kalles «spesifikasjoner av interoperabilitet i handel» (BIS). OpusCapita støtter følgende dokumenter:

  • PEPPOL BIS 1A Kun katalog
  • PEPPOL BIS 3A Kun ordre
  • PEPPOL BIS 4A Kun faktura
  • PEPPOL BIS 5A Faktura og kreditnota
  • PEPPOL BIS 28A Ordre og ordrebekreftelse
  • PEPPOL BIS 30A Anvisning av sending
  • PEPPOL BIS 36A Respons på meldingsnivå

Er OpusCapita-aksesspunktet sertifisert?

Ja, OpusCapita har et sertifisert aksesspunkt både for utgående og inngående dokumentstrøm.

›› Få full tilgang på PEPPOL-nettverket med OpusCapita

Hvordan identifiseres selskapene i Peppol?

PEPPOL-mottakere og sendere identifiseres med en kombinasjon av en ISO6523-identifikator og den tilhørende identifikatorverdien. For finske organisasjoner ser syntaks for en sender-ID og mottaker-ID slik ut: 0037:12345678. Så den er forskjellig fra e-faktura-ID som brukes lokalt i Finland, som vil være 003712345678.

Hvis ditt selskap mottar dokumenter, for eksempel fakturaer, gjennom Peppol, må du informere din leverandør om den korrekte identifikatoren (f.eks. 0037:12345678). Hvis du sender dokumenter via Peppol, må du kjenne din forretningspartners Peppol-ID og legge din egen Peppol-ID til ditt forretningsdokument.

Kan jeg utveksle Peppol-dokumenter internasjonalt?

Ja. OpusCapita-aksesspunktet (AP) er internasjonalt og kan levere dokumenter til ulike land, uansett hvor din forretningspartner er. Den eneste forutsetningen er at din forretningspartner også må være koblet til et Peppol-aksesspunktet som et mottakerselskap. Selvfølgelig må du også kjenne til deres Peppol-ID-nummer.

Peppol-ID-nummer i ulike land er forskjellige, i likhet med organisasjonsnummer, MVA-nummer og ID-er for offentlig sektor. Heldigvis behøver du kun å kjenne din forretningspartners Peppol-ID, OpusCapita tar seg av resten.

Hvordan bruker jeg Peppol?

For å bruke Peppol må du kontakte din aksesspunktleverandør (for våre kunder er dette oss).  Hvis du allerede bruker vår tjeneste for e-faktura, er det svært enkelt å aktivere PEPPOL.

Hva må mine kunder og leverandører vite om PEPPOL-tjenestene?

Dine kunder og leverandører må være klar over at ditt PEPPOL-aksesspunkt eksisterer, at det støtter deres forretningsprosesser og at dette gjør at de ha tilgang til e-handel i hele Europa. Du bør også spørre om disse forretningspartnerne har sertifiserte aksesspunkter og hvilken type forretningsdokumenter de støtter.  

Må mine kunder ha ny programvare for å bruke PEPPOL?

Dine kunder og leverandører må tilpasse sine interne forretningsprosesser og relaterte systemer slik at de støtter PEPPOLs datastrøm. OpusCapita hjelper også gjerne dine forretningspartnere med å integrere seg med Peppol-nettverket.

I hvilke land er Peppol for tiden tilgjengelig?

For tiden øker dekningen i de europeiske landene raskt, og nylig annonserte Polen at de vil begynne å bruke Peppol for e-handel i offentlig sektor. Det finnes flere aksesspunkter som opererer globalt, og de kan kanalisere forretningsdokumenter uansett hvor leverandør og kjøper har sin virksomhet.

PEPPOL er tatt i bruk i Offentlig sektor i følgende land:

  • Norge
  • Sverige
  • Danmark – DIGST
  • Nederland – SimplerInvoicing
  • Britisk helsevesen – NHS
  • Belgia – Fedict
  • Finland
  • Østerrike

Lovgivningen i disse landene krever at offentlige etater har en PEPPOL-kompatibel Purchase-to-Pay-prosesser fra og med 2018 og fremover. I Norge trer denne i kraft 1. januar 2018, og 1. november 2018 i Sverige. Les mer her

Les også relaterte saker på PEPPOL

 ›› Peppol vil endre spillet gjeldende e-faktura 

›› Er du leverandør til Helsesektoren? Last ned vårt faktaark her

›› PEPPOL når europa: Bli med i det voksende PEPPOL-nettverket!

›› FAQ om PEPPOL-nettverket

›› Er du leverandør til Helsesektoren? Last ned vårt faktaark her