Seks gode grunner til å invistere i en elektroniske innkjøpsløsning akkurat nå - Overbevisende argumenter for økt digitalisering innen innkjøp

mars 13, 2017

I dag snakkes det mye om digitalisering i både media og så å si i alle bransjer. Du leser om det overalt, og du får høre at hvis du ignorerer det, kommer virksomheten din garantert til å bukke under. La oss ta en titt på realitetene bak disse dystre spådommene. Det er sant at man ikke kan unngå digitaliseringen. Den er over oss med full kraft og slik vil det fortsette. Og det er faktisk positivt. Digitalisering er ikke noen truende, mørk sky som henger over oss slik man ofte kan få inntrykk av. Små tiltak er ofte nok til å hjelpe bedriftene med å skape et godt grunnlag for å møte den digitale tidsalderen.

Purchase-to-Pay-prosessen, med elektroniske innkjøp som et kjerneelement, er en av byggesteinene i et slikt godt grunnlag. Det lønner seg alltid å sette elektroniske innkjøp øverst på prioritetslisten for den digitale overgangen. Man bør også begynne å se på leverandørforbindelser, Supply Chain-digitalisering, automatisering av ordre- og innkjøpsprosessen og god transparens når det gjelder utgifter.

Les videre for å lære mer om seks grunner som kan bidra til å skape overbevisende prosjektbegrunnelser eller -forslag for å gjøre digitalisering til en del av innkjøpsprosessene dine.

1. Rask avkastning på investeringen

Ifølge den nyeste ProcureCon Europe-studien mener 36 % av de lederne som er ansvarlige for innkjøp at det er viktig med en umiddelbar avkastning på investeringen for å vippe beslutningen i favør av elektroniske innkjøp. I praksis gir elektroniske innkjøp virkelig mye raskere avkastning på investeringen når det sammenlignes med tradisjonelle løsninger som å investere i mer moderne maskineri eller å anskaffe nytt produksjonsutstyr. De driftsmessige og økonomiske effektene av digitalisering og automatisering av innkjøp gir ikke bare en raskere tilbakebetaling av kostnadene i en tidlig fase, det gir også mye bedre transparens for hele prosessen.

2. Merkbare kostnadsreduksjoner

Kostnader er naturligvis en avgjørende faktor når man skal beregne avkastning på investeringen, både fra et prosessperspektiv og med tanke på innkjøpskostnader. Praktisk erfaring har vist at en elektronisk innkjøpsløsning viser merkbare kostnadsreduksjoner allerede etter seks til åtte måneder. La oss la tallene tale og se på hva denne kostnadsreduksjonen kan bety for en bedrift med 200 000 ordreprosesser per år. Vi kan anslå en årlig besparelse på 5 % på innkjøpsprisene som følge av å introdusere automatisering og standardisering samt en optimert leverandørhåndtering basert på et katalogsystem. Den tyske foreningen for materialhåndtering, innkjøp og logistikk (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. / BME) anslår at tallene til og med kan øke til 6 til 8 % (i en Hackett Group-rapport fra 2014 var 9 % besparelser beste resultat). Med disse estimatene og en realistisk dekningsrate for katalogbaserte produkter og tjenester kan du anslå hvor mye du kan redusere bedriftens innkjøpskostnader med en pålitelig løsning for elektroniske innkjøp.

3. Mindre ukontrollerte innkjøp

Lavere innkjøpspriser gjør allerede en forskjell, men det alene er ikke nok til å støtte dine argumenter for elektroniske innkjøp. Men du kan vekke oppmerksomhet hos dine overordnede ved å henvise til en type innkjøp som mange ansatte ofte utfører, såkalte ukontrollerte innkjøp. Med det menes innkjøp som utføres av enkeltpersoner i bedriften uten at de følger standard innkjøpsprosesser. Denne typen innkjøp fører til betydelig høyere kostnader fordi de finner sted utenfor eksisterende kontrakter, avtalte priser og gjeldende betalingsvilkår. Årsakene er vanligvis at innkjøpsprosessen er vanskelig eller treg eller at man mangler produkter/tjenester. Uansett hva forklaringen er, anslår ekspertene at slike innkjøp øker innkjøpskostnadene med opptil 15 %. Dette tallet varierer naturligvis fra bedrift til bedrift, men det er åpenbart at vi ikke snakker om en liten økning. Dessuten kan slike innkjøp få juridiske konsekvenser.

Man kan spare betydelige beløp ved å finne måter og prosesser som begrenser slike ukontrollerte innkjøp. Det er imidlertid viktig å ta hensyn til at ikke alle ikke-standardiserte innkjøpsfakturaer kan tilskrives ukontrollerte innkjøp.

Mange kategorier kjøpes via spesielle innkjøpskanaler, og ekspertene anslår at de i gjennomsnitt kan utgjøre opptil 40 %.

I tilfeller der bedriftene lykkes med å øke antall kontrollerte innkjøp, er effekten raskt merkbar i form av lavere kostnader og økt verdiskaping.

Men hvordan kan du fastslå i hvilken grad ukontrollerte innkjøp forekommer i din bedrift? En måte å gjøre det på, er å se på utbetalingsstrømmen. Utbetalingsstrømmen indikerer hvilken andel av innkjøpsutgiftene som kontrolleres av innkjøpsavdelingen i det totale finansvolumet på kredittsiden. Den gjenstående delen er da innkjøp via spesifikke kanaler, samt de mer eller mindre ukontrollerte innkjøpene inkludert fritekstordrer. Jo mer du kan senke denne andelen ved hjelp av elektroniske innkjøp, desto mer positiv vil direktøren være overfor ditt initiativ om å innføre det.

4. Mer strømlinjeformede prosesser

Raskere avkastning på investeringen, lavere innkjøpspriser, mindre ukontrollerte innkjøp – allerede nå har du noen viktige argumenter som støtter ditt forslag om å digitalisere innkjøpsprosessen. Vi mangler imidlertid ett godt argument, og det er effekten av elektroniske innkjøp på de samlede innkjøpsprosessene. La oss ta et lite steg tilbake og se på hva elektroniske innkjøp faktisk betyr. Det er elektronisk opprettelse og validering av ordrer samt en automatisk utveksling av innkjøpsdokumenter med leverandørene. Hele denne prosessen gjennomføres med arbeidsflytkontrollerte godkjenningsprosedyrer. Med andre ord, elektroniske innkjøp betyr slutten på de kostnadskrevende manuelle prosessene. Enkelt sagt gir elektroniske innkjøp et raskere, mer transparent system for innkjøp, og innkjøpene følger en fastsatt prosess.

Med elektroniske innkjøp kan du minske behandlingstiden, følge gitte prosesser, gjøre færre feil og utnytte tilbud og rabatter, noe som i sin tur vil forbedre forholdet ditt til leverandørene. Dessuten vil du kunne samle kravene og unngå redundans, noe som vil minske antallet leverandører. Du gjør rett og slett prosessen mye enklere, mer effektiv og bedre. Faktum er at hver eneste elektronisk kontrollerte innkjøpsprosess gir verdiskapning og bedre avkastning på investeringen, hver dag, med hver ordre og øre for øre. Men det er ikke alt. Med elektroniske innkjøp minsker du også arbeidsbelastningen på innkjøpsavdelingen slik at de kan bruke tiden på oppgaver som skaper mer verdi, f.eks. taktiske innkjøp. Dermed er sirkelen sluttet fordi dette gir deg ekstra ressurser til å optimere ytterligere ved å forhandle om lavere innkjøpspriser og skape høyere innkjøpsproduktivitet.

Hvordan kan du underbygge dette med tall? Igjen har den tyske foreningen for materialhåndtering, innkjøp og logistikk (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.) nyttige data som er til hjelp. De har gjennomført en studie som viser at innføring av en løsning med elektroniske innkjøp og et katalogsystem vil redusere behandlingskostnadene ved innkjøp med 30 % i gjennomsnitt. Men for å kunne utnytte dette potensialet kreves det mot og vilje til å forlate det tradisjonelle og omfavne nye teknologier, metoder og prosedyrer. Hvis man ikke er villig til å gjøre det, vil selv forsiktige prosjektbegrunnelser og -forslag kunne mislykkes. Med andre ord, hvis du vil beholde de gamle strukturene og prosessene og bare bruke en ny teknologi, kommer du til å mislykkes.

5. Bedre kontroll og regeletterlevelse

En annen fordel ved elektroniske innkjøp er større muligheter til overvåkning og bedre kontroll med at regler følges. Sammenlignet med papirbaserte innkjøpsprosesser gir digitalisering og automatisering ikke bare raskere, men også mer transparente prosesser. Følgelig har du mye bedre muligheter til å spore innkjøpskostnadene. Du kan så å si følge med på dem i sanntid. I tillegg til det kan avanserte innkjøpsløsninger tilpasses etter de spesifikke retningslinjene og reglene som gjelder for innkjøp i din bedrift. Det betyr at verken du eller kontrolløren trenger å være bekymret for regeletterlevelse.

6. Like enkelt som Amazon

Når vi skal vurdere ideen om å innføre en løsning med elektroniske innkjøp, bør vi heller ikke glemme argumentet ”enkelt og praktisk”. Med elektroniske innkjøp blir det mulig å skape et innkjøpsmiljø der alle i bedriften, med de påkrevde rettighetene selvfølgelig, kan kjøpe inn et hvilket som helst nødvendig produkt fra en liste med avtalepartnere. Dette skjer på samme, enkle måte som vi allerede er vant med fra tjenester som Amazon og eBay. Selv om det allerede finnes løsninger som gjenspeiler ”Amazoniseringen” av elektroniske innkjøp i B2B-sektoren, er tyske bedrifter fremdeles ganske langt unna en digitalisering av sine innkjøpsmiljøer. OpusCapita kan imidlertid beskrives som en trendsetter i denne konteksten.

Konklusjon:

Hvis du trenger en prosjektbegrunnelse for å investere i elektroniske innkjøp, finnes den ganske sikkert der bare du ser etter. De seks områdene vi har nevnt ovenfor, er et utmerket utgangspunkt. Men det finnes flere og garantert ulike typer virksomheter i ulike industrier som har sine egne utfordringer og mål. Disse bør også gjenspeiles i din egen unike prosjektbegrunnelse.

Du må ikke føle at du trenger å gjøre alt arbeidet selv. Samarbeid med noen som vet nøyaktig hva du har tenkt å gjøre. Samarbeid med oss. OpusCapita har over 8000 kunder og har (nesten uten unntak) skapt en prosjektbegrunnelse med hver og en av dem for å underbygge beslutningen om å investere. Det er det vi gjør og vi er dyktige på det. Vi ser fram til å innlede en samtale med deg om dette. Du finner oss på www.opuscapita.com