Digitaliserte prosesser gir trygghet og kontroll i økosystemet

januar 19, 2017

Drivkraften for alle selskaper er å lage enkle og pålitelige prosesser for å kjøpe tjenester og materialer fra leverandører, og selge sine tjenester og produkter til sine kunder.

Det er en ren modell. I tillegg vil man også gjerne bli betalt i tide og samtidig opprettholde sikkerheten, samt utøve kontroll og etterlevelse. Det er utfordrende, komplekse og krevende realiteter som møter økonomisjefer og økonomiavdelinger.

Et komplett økosystem som dekker hele betalingsprosessen hviler på flere ben, og krever en høy grad av automatisering av prosesser, samlet på én plattform.

Regler og kontroll

Endringstakten er høy, og kravene øker til overholdelse av regelverk og omfattende kontroll. Samtidig må selskapet administrere deres regelverk eksternt og internt ved å følge lover og regler, og observere regelverket internt, som for eksempel ved selskapets kjøpsprosesser.

Internasjonale selskaper har tilpasset seg å leve i et utfordrende miljø med flere plattformer og forskrifter, krav til økt sikkerhet og samfunnsansvar - alltid med risiko for misligheter hengende over dem.

En felles plattform for indirekte innkjøp skaper en helhet, åpenhet og gir konkrete fordeler, og gjør det enkelt for de ansatte å følge selskapets innkjøpspolitikk

Sikkerhet

Selskaper som opererer i fakturaintensive bransjer, som blant annet bilindustrien og varehandel, begynte spesielt tidlig med automatisering av fakturabehandling.

I dag er fakturabehandling og betalingsstrømmer en utfordring for enhver bedrift, uansett hvilken bransje de opererer i.

I The World Economic Forums rangering av de største risikoene verden står overfor, er nettsvindel og cyberkriminalitet blant de ti verste truslene.

Ifølge PwC Global Economic Crime Survey 2016 ble en fjerdedel av selskaper i de nordiske landene utsatt for nettkriminalitet. Dette er den nest vanligste formen for økonomisk kriminalitet for vanlig bedrageri og underslag. De siste to årene har en tredjedel av alle organisasjonene blitt utsatt for økonomisk kriminalitet. Manuelle innbetalinger representerer høyest risiko. Kriminelle utgir seg for å være en person i selskapet med myndighet, altså en CFO eller en annen person i en posisjon til å omgå organisasjonens kontroll .

Med en No-Po No-Pay policy, som krever en bestillingsreferanse på fakturaen, får sekskapet en økt sikkerhet. Dette muliggjør samtidig en automatisk fakturasamsvar, som øker prosessens effektivitet.

Det er ikke uvanlig at organisasjoner har problemer med å matche de fleste av sine leverandørfakturaer mot innkjøpsordre. Det er en virkelighet som utfordrer mange selskaper.

Beskyttelse og sikkerhet i fordringer

Når man skal utføre kundebetalinger, kan man også oppleve andre utfordringer innen sikkerhet. Selskapene må blant annet følge inkassoloven og hvitvaskingsloven .

Selskapene som automatiserer sine betalingsportaler for inkasso og fordringer kan lage sine politiske leverandører og betalingsrutiner. Dette sikrer etterlevelse automatisk.

Standardisering i Europa

Vi så den første bølgen av standardisering for betalinger skylle over oss i august 2014 da «SEPA» (Single Euro Payment Area), for kredittoverføringer og direkte debiteringer i euro-sonen ble innført. Det standardiserte betalingsformatet utgjør nå to milliarder betalingstransaksjoner per måned.

Nå er den andre bølgen og neste generasjonen av betalingsformater PSD2 (Payment Service Directive) på vei, noe man virkelig bør følge med på.

Det europeiske samarbeidet PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), er et samarbeidsprosjekt for å standardisere e-fakturering, ordre og ordresvar. PEPPOL er primært konstruert for offentlig forvaltning. Målet er å sikre rettferdig og åpen tilgang til betalingsmerknader og øke beskyttelsen av forbrukerne, og å standardisere elektroniske meldinger for å forenkle integrasjon.

Svenskene ligger foran

I Sverige har Ekonomistyrningsverket foreslått at den offentlige forvaltningen skal gå over til e-faktura i november 2018. På denne måten, er det anslått at man innen år 2021 vil spare 1,7 milliarder svenske kroner. Danmark har allerede forbudt fakturering på papir i offentlig forvaltning og Norge er i ferd med å gjøre det samme.

Digitalisering påvirker alle selskaper og gir samtidig konkrete fordeler. I dag finnes det skybaserte og automatiserte plattformer for indirekte innkjøp som vil omskape selskapets betalingsprosesser. Kjøperen får tilgang til kontinuerlig oppdaterte leverandørkataloger med produkt- og tjenestebeskrivelse til den beste prisen, samt muligheten til å få gode tilbud på store innkjøp, både i privat og offentlig sektor.

Selskaper uttrykker ofte usikkerhet om hvordan digitalisering påvirker deres forretningsmodell. Risikoen for å bli forbigått av konkurrentene og bli sittende fast med gamle systemer og utdaterte forretningsmodeller er det som er mest slående.

Mange utfordringer gjenstår, men digitaliserte prosesser gir trygghet og kontroll i økosystemet av betalinger. Digitalisering driver utvikling og skape store muligheter for en mer effektiv, sikrere og mer kontrollert betalingsprosessen.